La mise en service du progiciel V-UCAC au sein de l’Université Catholique d’Afrique Centrale inaugure une ère nouvelle en matière de gestion académique, administrative et financière des données de l’UCAC. Cette nouvelle plateforme numérique constitue une étape majeure dans la modernisation de cette Institution.

L’Université Catholique d’Afrique Centrale (UCAC) franchit une nouvelle étape dans son évolution technologique avec la mise en place du progiciel V-UCAC. Ce nouvel outil numérique, destiné à optimiser la gestion académique, administrative et financière de l’institution, promet de révolutionner le quotidien de ses étudiants, enseignants et personnels.

V-UCAC : un outil au service de l’efficacité et de la modernité

Conçu pour simplifier les processus et améliorer la qualité des services, V-UCAC offre une multitude d’avantages :

• Une interface intuitive : L’accès à l’information et les interactions entre les différents acteurs de la communauté universitaire sont facilités grâce à une interface conviviale et intuitive.
• Une centralisation des données : La gestion des inscriptions, des notes, des emplois du temps et des finances est désormais centralisée, offrant une meilleure visibilité et un suivi plus efficace.
• Des fonctionnalités avancées : La dématérialisation des procédures administratives, la personnalisation des espaces étudiants et enseignants ainsi que la facilitation des échanges en ligne sont autant de fonctionnalités qui viennent enrichir l’expérience utilisateur.

Selon le Rév. Père Pr Thomas Bienvenu TCHOUNGUI, Recteur de l’UCAC, « Cette transition vers cet outil novateur nécessitera des ajustements de la part de chacun d’entre nous. Je tiens à souligner l’importance d’une forte implication de tout le personnel, des enseignants-chercheurs aux personnels administratifs, ainsi que des étudiants. »

Les coulisses du projet

Une équipe dédiée, composée de techniciens et de spécialistes, a été constituée pour mener à bien ce projet. Sous la supervision du Rév. Père Dr. Charles MOUKALA, Vice-recteur de l’UCAC et la direction exécutive de l’Ingénieur Côme Pascal ONAMBELE ATANAGANA, enseignant à la Faculté de Sciences Sociales et de Gestion, cette équipe travaille sans relâche pour garantir le succès de V-UCAC.

Le progiciel V-UCAC couvre un large éventail de domaines, de la gestion des étudiants à la finance, en passant par les ressources humaines et la gestion des connaissances. Cette plateforme repose sur une base de données unifiée, développée par la société E-Charlemagne, qui garantit la cohérence et la sécurité des informations.

Un déploiement progressif et accompagné

Depuis octobre 2024, un programme de formation intensif a été mis en place pour familiariser les utilisateurs avec V-UCAC. Six sessions de formation ont déjà été organisées, la dernière ayant eu lieu le 5 décembre 2024. Cette démarche vise à assurer une adoption en douceur de ce nouvel outil et à optimiser son utilisation. Grâce à ces formations, les utilisateurs acquièrent les compétences nécessaires pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de V-UCAC.

La réunion de validation du jalon N°1, tenue le 9 décembre 2024 au campus d’Ekounou et présidée par l’Abbé Charles MOUKALA, Vice-Recteur de l’UCAC, a marqué une étape clé dans ce projet. Réunissant près de 20 utilisateurs clés de V-UCAC avec la participation active du Cabinet Mazars assistant à la maîtrise d’ouvrage, cette rencontre a permis d’évaluer les avancées réalisées et de valider la clôture du premier jalon. Fort de ces résultats positifs, la décision a été prise de mettre en production immédiate les fonctionnalités offertes par ce premier jalon.

Des chiffres clés pour mesurer l’avancée du projet

À ce jour, plus de 20 utilisateurs ont été formés à l’utilisation de V-UCAC. Les fonctionnalités mises en place lors de ce premier jalon sont déjà nombreuses et couvrent plusieurs domaines essentiels :

• Catalogues : Cours (intemporels et temporels), produits
• Gestion : Individus, Étudiants, notes, référentiel enseignants, salles, planning des cours et autres
• Autres : Extractions, tableaux de bord, maintenance

Ces fonctionnalités permettront déjà de centraliser les données, d’améliorer la gestion des inscriptions et des notes, et de faciliter la planification des cours.

Des bénéfices concrets pour les utilisateurs

Les premiers retours des utilisateurs formés à V-UCAC sont très positifs. Ils soulignent l’intuitivité de l’outil et sa capacité à simplifier considérablement leurs tâches quotidiennes. « V-UCAC va nous permettre de gagner un temps précieux en automatisant de nombreuses opérations« , se réjouit un assistant pédagogique. « Nous pourrons ainsi nous concentrer sur des tâches à valeur ajoutée pour notre Faculté. »

Un avenir prometteur

Le déploiement de V-UCAC marque une nouvelle étape dans l’histoire de l’UCAC. Cet outil, en facilitant les procédures académiques et en améliorant la communication, permettra à l’université de se concentrer sur ses missions essentielles : l’enseignement, la recherche et la formation.

Les équipes techniques d’E-Charlemagne travaillent d’arrache-pied pour paramétrer les prochaines fonctionnalités de V-UCAC. Les jalons 2 et 3, qui porteront notamment sur la gestion financière, des concours, des stages et le E-Learning, sont en cours de paramétrage. Les paramétrages sont très avancés et laissent présager une livraison dans les meilleurs délais. Les formations correspondantes sont d’ores et déjà prévues pour mi-janvier 2025.

Le Recteur de l’UCAC se montre confiant quant à l’avenir : « Je suis convaincu que cette nouvelle étape marquera un tournant positif pour l’Université Catholique d’Afrique Centrale, en renforçant davantage la qualité des services qu’elle offre. »

Une transition réussie grâce à un accompagnement personnalisé

Le succès de ce déploiement est en grande partie dû à l’accompagnement personnalisé proposé aux utilisateurs. Des formations régulières seront organisées pour répondre à leurs besoins et les aider à prendre en main rapidement ce nouvel outil.

Conclusion

Le déploiement de V-UCAC marque une nouvelle étape dans l’histoire de l’université. En offrant une plateforme numérique performante et intuitive, l’UCAC se positionne comme une institution à la pointe de l’innovation pédagogique et administrative.

Nicolas Destade Awana

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